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Die papierlose Akte am Oberlandesgericht Oldenburg

Das Land Niedersachsen plant im Rahmen des Projekts "eGovernment" bis zum Jahr 2014, dass 40.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei den verschiedenen Landesbehörden nicht mehr Akten in Papierform, sondern ausschließlich EDV-gestützt bearbeiten. Ziel ist die flächendeckende Einführung der papierlosen Akte an allen Behörden im Land Niedersachsen. Zum Einsatz kommen dabei sog. Workflow- und Dokumentenmanagementsysteme (abgekürzt DMS).

Während sich die "elektronische Aktenführung" landesweit noch weitgehend im Stadium der Planung befindet, hat sich die papierlose Akte beim Oberlandesgericht Oldenburg bereits seit einigen Jahren in der Verwaltungspraxis bewährt:

Seit Mai 2001 war beim Oberlandesgericht Oldenburg das DMS Favorit Office-Flow des Bundesverwaltungsamtes in den beiden Verwaltungsbereichen "Personalakten der Rechtsreferendare" und "Verwaltungspost" im Einsatz. Zwischenzeitlich ist beim OLG Oldenburg ein neues elektronisches DMS der zweiten Generation eingeführt worden. Das nunmehr verwendete Programm VISkompakt Suite der Fa. PDV-Systeme aus Erfurt entspricht den Anforderungen des Bundes an "Dokumentenmanagement und elektronischer Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang" (DOMEA). Es ist seit März 2007 im Echtbetrieb am Oberlandesgericht erfolgreich im Einsatz. Derzeit sind 17 Arbeitsplätze im Hause an das Programm angeschlossen.

30.10.2007
Sachbearbeiterin in Referendarsachen Frau Pardey

Das DMS wird am Oberlandesgericht Oldenburg derzeit in zwei Bereichen eingesetzt:

In der Abteilung Personalsachen der Rechtsreferendare arbeiten wir durchgehend mit der papierlosen Akte. Eine dauerhafte und ständige Verfügbarkeit der vorhandenen Personaldaten von verschiedenen Sachbearbeitern ist damit sichergestellt. Pro Jahr werden im Durchschnitt 160 Referendare im OLG-Bezirk Oldenburg neu eingestellt, so dass etwa 360 Rechtsreferendare gleichzeitig in der Abteilung betreut werden. Da für jede Referendarin und jeden Referendar eine eigene Personalakte mit umfangreichen Daten zu führen ist, bedeutet dies einen enormen Verwaltungsaufwand, der durch die papierlose Aktenführung erheblich effizienter gestaltet wird. Von der Datenerfassung der Daten über die Registratur bis zur Archivierung findet durchgehend eine elektronische Vorgangsbearbeitung statt. Akten und eingehende Schriftstücke können im Vergleich zur herkömmlichen "Papierakte" wesentlich schneller und effizienter erfasst, gesichtet, bearbeitet und weitergeleitet werden. Zeitraubende Registraturtätigkeiten sowie die Aktentransporte (das Suchen und Weglegen von Akten etc.) entfallen. Auskünfte können von allen Sachbearbeitern anhand der im Computer zur jeweiligen Akte gespeicherten Daten unverzüglich gegeben werden.

Die elektronische Aktenführung verwirklicht damit unser Bestreben, einen möglichst guten Service zu bieten und die gesamte Korrespondenz sowohl mit den Referendarinnen und Referendaren des OLG-Bezirks Oldenburg als auch mit den beteiligten Dritten wie etwa dem Landesjustizprüfungsamt auf schnellem elektronischem Wege, d.h. one Medienbrüche zu führen.

Im Bereich der "Chefpost" geht es um die elektronische Abbildung und Sichtung der Tagespost in Verwaltungs- und Personalsachen durch die Behörden- und Geschäftsleitung sowie durch die Referenten. Das System ersetzt die herkömmliche "Umlaufmappe".

Hierzu wird die in Papierform eingehende Tagespost in der Poststelle vorsortiert und gescannt; die elektronische Post wird mit wenigen Arbeitsschritten in das Programm importiert und an den Adressatenkreis weitergeleitet. Auf diese Weise kann die gesamte Tagespost über ein benutzerfreundliches, übersichtliches Menü innerhalb weniger Minuten gleichzeitig tagesaktuell von allen Teilnehmern gesichtet werden. Dadurch werden – anders als bei der Postumlaufmappe in Papierform – lange Wege und Zeiten vermieden.

31.10.2007  
Vorgangsbearbeitung Referendarakte
30.10.2007  
papierlose Referendarakte
30.10.2007  
papierlose Referendarakte
30.10.2007  
Posteingangsstelle Herren Pape und Riek
30.10.2007  
elektronische "Chefpost"

Wir sind bundesweit das einzige Oberlandesgericht, an dem die papierlose Aktenführung bereits im Echtbetrieb im Einsatz ist. Eine Erweiterung des Anwendungsbereichs des vorhandenen DMS auf andere Referate wie etwa der Notarabteilung ist angedacht, um auch hier effizientere Geschäftsabläufe zu ermöglichen.

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