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Die elektronische Verwaltungsakte beim Oberlandesgericht Oldenburg

Denkt man an die Arbeit in der Verwaltung einer Behörde, so verbindet man damit unweigerlich die Arbeit mit Papierakten. Auch das Tragen von Ärmelschonern mag manchem dabei noch in den Sinn kommen. Letztere sind jedoch bereits seit Langem in der Verwaltung des Oberlandesgerichts Oldenburg nicht mehr nötig. Auch das Bearbeiten von Papierakten könnte bald der Vergangenheit angehören.

Bereits im Mai 2001 wurde beim Oberlandesgericht Oldenburg das Dokumenten-Management-System Favorit Office-Flow des Bundesverwaltungsamtes in den Bereichen „Personalakten der Rechtsreferendare" und „Verwaltungspost" eingeführt. Dabei handelte es sich um ein sog. Workflow- und Dokumentenmanagementsystem.

Im März 2007 wurde das bisherige Dokumenten-Management-System durch VISkompakt Suite der Fa. PDV-Systems aus Erfurt abgelöst, welches den Anforderungen des Bundes an „Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang" (DOMEA) entspricht.

Nach der Umstellung auf VISkompakt Suite wurde zunächst nur in den Bereichen „Personalsachen der Rechtsreferendare" und „Chefpost" mit dem modifizierten Dokumenten-Management-System erfolgreich weitergearbeitet. Insbesondere im Bereich der Chefpost sorgt die elektronische Bearbeitung dafür, dass wichtige Posteingänge unmittelbar allen Beteiligten zeitgleich vorgelegt werden können. Die herkömmliche „Umlaufmappe" und der damit verbundene Zeitaufwand gehören seitdem der Vergangenheit an.

Seit dem 01.01.2016 nutzt auch die Organisations- und Fortbildungsabteilung VISkompakt Suite. Die Bearbeitung sämtlicher Akten erfolgt hier voll elektronisch. Die Papierakten können komplett elektronisch abgebildet werden und ohne Zeitverluste von jedem in der Abteilung eingesehen und - sofern erforderlich - bearbeitet werden. Das Suchen nach Akten in der Geschäftsstelle sowie der notwendige Aktenumlauf entfallen vollständig. Aufgaben, Unterzeichnungen und Kenntnisnahmen können ebenfalls über das Programm abgebildet und erledigt werden. Etwaige Posteingänge in Papierform werde eingescannt und der jeweiligen Akte zu sortiert.

Zwischenzeitlich haben weitere Abteilungen des Oberlandesgerichts Oldenburg, wie beispielsweise die Haushaltsabteilung, die Umstellung auf VISkompakt Suite erfolgreich vorgenommen.

Aufgrund der durchweg positiven Erfahrungen mit der elektronischen Verwaltungsakte ist beabsichtigt, bis Ende 2018 alle Abteilungen des Oberlandesgerichts Oldenburg im Hinblick auf die Führung von Verwaltungsakten auf VISkompakt Suite umzustellen. Dadurch ergibt sich eine vollumfängliche Vernetzung des Oberlandesgerichts, wodurch ein unnötiger Aktentransport entbehrlich und ein hoher Zeitaufwand vermieden werden können. Derzeit sind mehr als 60 Arbeitsplätze der Verwaltung des Oberlandesgerichts mit VISkompakt Suite ausgestattet. Im Jahr 2007 waren es noch 17 Arbeitsplätze.

Gleichzeitig leistet das Oberlandesgericht Oldenburg durch die Einführung der elektronischen Verwaltungsakte seinen Anteil an der Digitalisierung und sorgt damit dafür, dass die Berufe in der niedersächsischen Justiz innovativ und dadurch auch zukünftig attraktiv bleiben.

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